Pengumuman

Rapat Koordinasi Pengklasifikasian Data Arsip Dinamis Tingkat SKPD dan Kelurahan di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung

Artikel Telah Dibaca 104 Kali

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) menyelenggarakan Rapat Koordinasi Pengklasifikasian Data Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung yang bertempat di aula lantai 3 gedung Dispusip (Jl. Seram No. 2) Kota Bandung pada hari Selasa, tanggal 18 April 2017. Jumlah peserta yang mengikuti kegiatan tersebut terdiri dari 71 perangkat daerah meliputi Sekretaris Daerah, Asisten, Bagan Dinas, Inspektorat, Satpol PP, Bagian Kecamatan dan Kelurahan.

Tujuan diadakannya rapat koordinasi tersebut ialah seluruh perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Kota Bandung dapat memahami tata kelola arsip dengan baik dan sesuai dengan ketentuan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, sehingga akan terwujudnya kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu.

Kepala Dispusip Kota Bandung, Bapak Drs. H. Herry Moch. Djauhari, MM menjelaskan bahwa pengelolaan arsip merupakan hal yang sangat penting. “Arsip tidak bisa dibiarkan begitu saja, harapannya agar di setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) memiliki depo arsip atau record centre agar ketika arsip tersebut dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan dan tidak susah untuk dicari”. Ucap Herry.

Beliau juga berharap agar lebih memperlakukan arsip yang ada dengan baik. “Begitupun agar bapak dan ibu sekalian dapat menyimak dengan baik bagaimana cara pengelolaan arsip yang khusus dan seyogyanya harus dilakukan, karena berdirinya budaya suatu bangsa dilihat dari perpustakaan dan arsip yang ideal”, pungkas Herry pada saat memberikan sambutan sekaligus arahan kebijakan umum pada kegiatan tersebut.

Pendapat yang serupa juga dijelaskan oleh Bapak Dr. Budi Setiadi, M.Si. yang menjabat sebagai Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Dispusipda) Jawa Barat serta bertugas sebagai narasumber pada kegiatan tersebut. “Penyelenggara kearsipan merupakan sesuatu yang penting bagi kehidupan sebuah organisasi, karena Arsip itu adalah rekaman kegiatan peristiwa dalam berbagai bentuk atau media sesuai dengan perkembangan teknologi baru kemudian menjadi alat bagi lembaga pemerintah, pendidikan dan lain sebagainya, bukan hanya tekstual tapi juga digital dan ini menjadi sesuatu yang ada dalam kehidupan kita”. Ucap Budi.

Budi juga menjelaskan manfaat dan fungsi arsip yakni sebagai alat bukti yang dapat dipertanggungjawabkan. “Manfaat arsip bukan semata-mata dokumen atau sesuatu yang kemudian bisa melindungi kita dari suatu kegiatan yang kita lakukan, tapi juga memberikan perlindungan terhadap hak-hak keperdataan masyarakat terutama arsip yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat. Jika itu tidak dilakukan dengan baik maka hak keperdataan masyarakat tidak terjamin seperti data kependudukan, perizinan, buku siswa dan lain sebagainya”, lanjut Budi “Apapun kebaikan prestasi yang ditorehkan hari ini menjadi bahan pertanggungjawaban kelak dikemudian hari yang dibuktikan oleh arsip, jadi fungsi arsip bukan hanya untuk hari ini tapi bahkan menunjukkan keberadaan peradaban satu kelompok masyarakat hingga jauh kedepan”.

Beliau juga mengingatkan agar arsip dikelola dengan baik karena memiliki aspek nilai daya guna yang sangat berharga. “Saya hanya ingin mengingatkan bahwa kita sebagai bangsa pernah dipermalukan masalah prestise (harga diri) dihadapan internasional ketika republik kita kehilangan dua pulau kecil disekitar Kalimantan. Kita kalah dari Malaysia karena arsip yang dikelola kurang baik dibanding Malaysia yang mampu membuktikan arsip secara otentik di mahkamah internasional. Dan bahkan tidak jarang di Pemerintah Daerah juga kehilangan asetnya ketika harus berselisih karena kelengkapan administrasi yang kurang baik padahal arsip mempunyai aspek nilai daya guna”. Ucap Budi saat memberikan paparan mengenai sistem pengelolaan kearsipan.

Narasumber berikutnya yakni Arsiparis Dispusip Kota Bandung Ibu Listia Hidayah, S.Ip menjelaskan mengenai pengelolaan arsip dinamis. Arsip dinamis dibagi menjadi 3 yaitu :

  1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih berjalan.
  2. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang harus sudah masuk ke record centre.
  3. Arsip Vital, yaitu arsip yang mempunyai fungsi berkelanjutan dan harus dilindungi dengan baik.

Ada 4 instrumen tentang kearsipan untuk mendukung terselenggaranya arsip dinamis yg efektif :

  1. Menetapkan Tata Naskah Dinas
  2. Klasifikasi Arsip
  3. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
  4. Sistem Keamanan Klasifikasi Akses Arsip (SKKAA)

Penyusutan arsip ada 3 cara yakni sebagai berikut :

  1. Pemindahan, arsip dari semua bidang dipindahkan ke record centre melalui berita acara.
  2. Pemusnahan, arsip yang dilihat dari Jadwal Retensi Aktif (JRA) dan dilakukan oleh tim pemusnah meliputi inspektorat, bagian hukum, dan dari dispusip melalui arsiparis.
  3. Penyerahan, dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dengan berita acara dan daftar arsip.

Editor's choice 2017
No Comments

    Leave a reply